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Ficha Técnica del sistema SOATI E-Factura® Módulo: Cotizaciones y condiciones comerciales
Conoce cómo preparar cotizaciones con productos, servicios, precios, impuestos, vigencia, condiciones, versiones, PDF y seguimiento comercial integral.
Detalle profundo del módulo
Cotizaciones y condiciones comerciales permite preparar propuestas claras sin mover inventario ni emitir un CFDI. SOATI E-Factura® conserva productos, servicios, conceptos libres, precios, impuestos, vigencia, contacto, textos y versiones para continuar al pedido sin recaptura.
Describe la experiencia del usuario final, la información que captura o selecciona, las acciones disponibles, los pasos que ejecuta SOATI E-Factura® y el resultado operativo de cada función. No expone credenciales, infraestructura, tablas, rutas internas ni detalles de implementación.
Funciones, entradas, acciones y resultados
Cada bloque sigue el orden real de trabajo: qué necesita el usuario, qué puede hacer, cómo responde el sistema y qué obtiene al terminar.
Preparar la propuesta comercial
Reúne al cliente, los conceptos y las condiciones que forman una cotización.
Información que registra o selecciona el usuario
- Empresa y cliente activos.
- Contacto y correo.
- Moneda, vigencia y lista de precios.
- Productos, servicios o conceptos libres.
- Cantidades, precios, descuentos e impuestos.
Acciones disponibles para el usuario
- Crear una cotización.
- Agregar, editar o retirar conceptos.
- Ajustar precios autorizados.
- Guardar como borrador.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Propone condiciones de la empresa y del cliente.
- Calcula importes, descuentos, impuestos y total.
- Conserva el origen de cada concepto.
- Mantiene la cotización separada del inventario y del CFDI.
Resultado para la operación
- Propuesta identificada y editable.
- Totales listos para revisión.
- Conceptos preparados para una conversión posterior.
Cotizar productos, servicios y conceptos libres
Permite vender desde catálogo o describir una operación ocasional sin crear productos innecesarios.
Información que registra o selecciona el usuario
- Tipo de concepto: producto o servicio.
- Descripción y número de parte.
- Costo de referencia y margen cuando se utilizan.
- Tratamiento de impuestos.
- Forma prevista de surtido.
Acciones disponibles para el usuario
- Seleccionar un producto.
- Capturar un concepto libre.
- Calcular un precio sugerido.
- Corregir el renglón antes de cerrar.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Distingue mercancía, servicio y compra directa.
- Conserva descripción, precio e impuestos al convertir.
- No exige almacén para servicios o conceptos directos.
- Mantiene la unidad y referencia comercial.
Resultado para la operación
- Cotización flexible.
- Servicios sin movimientos físicos.
- Compra ocasional preparada para atenderse bajo pedido.
Presentar, enviar y versionar
Genera una propuesta legible para el cliente y conserva los cambios comerciales.
Información que registra o selecciona el usuario
- Datos de atención y contacto.
- Condiciones, observaciones y tiempo de entrega.
- Datos para pago configurados.
- Versión vigente de la propuesta.
Acciones disponibles para el usuario
- Abrir vista previa.
- Generar PDF.
- Enviar por correo.
- Crear una nueva versión cuando procede.
- Consultar versiones anteriores.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Conserva saltos de línea y textos comerciales.
- Identifica la versión vigente.
- Mantiene el historial sin sustituir un CFDI.
- Relaciona el envío con la cotización.
Resultado para la operación
- PDF listo para compartir.
- Historial de propuestas.
- Seguimiento del documento enviado.
Aceptar y convertir a pedido
Formaliza una cotización aceptada sin volver a capturar sus renglones.
Información que registra o selecciona el usuario
- Cotización vigente y aceptada.
- Cliente y condiciones comerciales.
- Conceptos, precios e impuestos.
- Fecha prevista de entrega.
Acciones disponibles para el usuario
- Marcar aceptación.
- Convertir una sola vez a pedido.
- Consultar el documento relacionado.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Transfiere conceptos y referencias.
- Conserva la cotización de origen.
- Bloquea conversiones duplicadas.
- Permite completar el surtido en el pedido.
Resultado para la operación
- Pedido relacionado.
- Trazabilidad desde la propuesta.
- Menos recaptura y diferencias.
Flujo de uso desde la perspectiva del usuario
Esta secuencia resume cómo se utiliza el módulo dentro de una operación cotidiana, desde la preparación de datos hasta la consulta del resultado.
- Elegir clienteEl usuario confirma contacto, moneda, vigencia y condiciones.
- Agregar conceptosIncorpora productos, servicios o conceptos libres con precios e impuestos.
- Revisar propuestaValida totales, entrega, observaciones y datos para pago.
- CompartirGenera el PDF y lo envía al contacto autorizado.
- ConvertirAl aceptar, crea el pedido relacionado sin duplicar la captura.
Datos, integraciones y controles
El módulo no trabaja aislado. La siguiente información explica qué datos conserva, con qué otras funciones se relaciona y qué controles acompañan el flujo.
Datos que maneja
- Cliente y contactos.
- Moneda, vigencia y lista de precios.
- Productos, servicios y conceptos libres.
- Cantidades, costos de referencia, precios y descuentos.
- Impuestos, condiciones y observaciones.
- Versiones, PDF y estado comercial.
Integraciones entre módulos
- Clientes y condiciones comerciales.
- Catálogo de productos y servicios.
- Pedidos.
- Compras bajo pedido.
- Inventarios cuando existe surtido físico.
- Emisión CFDI al facturar.
Controles operativos
- Acceso por empresa y permisos.
- Clientes y catálogos activos.
- Totales e impuestos visibles.
- Control de versiones.
- Conversión única.
- Bloqueo de documentos cerrados.
Otras fichas técnicas de Ventas y pedidos
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