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Ficha Técnica del sistema SOATI E-Factura® Módulo: Conteos físicos de inventario
Conoce la planeación y ejecución de conteos totales, cíclicos o selectivos, captura por ubicación, diferencias, recuentos, autorizaciones y ajustes.
Detalle profundo del módulo
Conteos físicos permite comprobar la mercancía real por almacén, zona, ubicación, producto, lote o serie. La diferencia no se convierte automáticamente en ajuste: primero se captura, investiga, recuenta y autoriza.
Describe la experiencia del usuario final, la información que captura o selecciona, las acciones disponibles, los pasos que ejecuta SOATI E-Factura® y el resultado operativo de cada función. No expone credenciales, infraestructura, tablas, rutas internas ni detalles de implementación.
Funciones, entradas, acciones y resultados
Cada bloque sigue el orden real de trabajo: qué necesita el usuario, qué puede hacer, cómo responde el sistema y qué obtiene al terminar.
Planear el conteo
Define alcance, responsables y reglas antes de iniciar la captura.
Información que registra o selecciona el usuario
- Almacén, zonas o ubicaciones.
- Productos o familias.
- Tipo total, cíclico o selectivo.
- Fecha de corte.
- Responsables.
- Política de movimientos durante el conteo.
Acciones disponibles para el usuario
- Crear programa.
- Seleccionar alcance.
- Asignar equipos.
- Generar hojas o tareas.
- Iniciar conteo.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Congela la referencia de comparación.
- Evita mezclar alcances.
- Distribuye tareas.
- Conserva fecha y responsable.
Resultado para la operación
- Conteo programado.
- Universo definido.
- Tareas asignadas.
Capturar cantidades observadas
Registra lo encontrado sin alterar todavía la existencia del sistema.
Información que registra o selecciona el usuario
- Producto o código.
- Ubicación.
- Cantidad.
- Lote o serie.
- Responsable y observación.
Acciones disponibles para el usuario
- Capturar manualmente.
- Escanear.
- Guardar avance.
- Marcar ubicación terminada.
- Reportar incidencia.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Valida productos y códigos.
- Evita series repetidas.
- Conserva captura por persona.
- Mantiene separado contado y esperado.
Resultado para la operación
- Conteo observado.
- Avance por ubicación.
- Incidencias visibles.
Investigar y recontar diferencias
Compara cantidades y solicita confirmación cuando existe una variación.
Información que registra o selecciona el usuario
- Existencia de referencia.
- Cantidad contada.
- Movimientos cercanos al corte.
- Tolerancia.
- Evidencia y explicación.
Acciones disponibles para el usuario
- Calcular diferencia.
- Abrir Kardex.
- Solicitar recuento.
- Aceptar explicación.
- Escalar autorización.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Clasifica diferencias.
- Relaciona movimientos del periodo.
- Conserva primer conteo y recuentos.
- No modifica saldos sin aprobación.
Resultado para la operación
- Diferencia explicada o pendiente.
- Recuento documentado.
- Casos listos para decisión.
Autorizar y aplicar ajustes
Regulariza sólo diferencias aprobadas y conserva el vínculo con el conteo.
Información que registra o selecciona el usuario
- Diferencia final.
- Motivo.
- Costo.
- Aprobador.
- Periodo abierto.
- Evidencia.
Acciones disponibles para el usuario
- Autorizar.
- Rechazar.
- Aplicar ajuste.
- Cerrar conteo.
- Consultar resultados.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Valida periodo y permisos.
- Genera el movimiento una sola vez.
- Actualiza cantidad y valor.
- Relaciona ajuste, usuario y conteo.
Resultado para la operación
- Existencia regularizada.
- Kardex con origen.
- Reporte de diferencias y cierre.
Flujo de uso desde la perspectiva del usuario
Esta secuencia resume cómo se utiliza el módulo dentro de una operación cotidiana, desde la preparación de datos hasta la consulta del resultado.
- ProgramarSe delimita almacén, productos, fecha y responsables.
- ContarEl personal registra cantidades, ubicaciones, lotes y series.
- CompararEl sistema calcula diferencias contra la referencia.
- Recontar y explicarSe investiga Kardex y se documentan variaciones.
- Autorizar y cerrarSólo las diferencias aprobadas generan ajustes.
Datos, integraciones y controles
El módulo no trabaja aislado. La siguiente información explica qué datos conserva, con qué otras funciones se relaciona y qué controles acompañan el flujo.
Datos que maneja
- Programa y alcance.
- Almacenes, ubicaciones y productos.
- Cantidades esperadas y contadas.
- Lotes y series.
- Usuarios, recuentos y evidencias.
- Diferencias, costos, ajustes y cierre.
Integraciones entre módulos
- Productos y códigos.
- Existencias.
- Kardex.
- Lotes y series.
- Costeo.
- Planeación, reportes y auditoría.
Controles operativos
- Referencia de corte.
- Captura separada del saldo.
- Series únicas.
- Recuento antes de ajuste.
- Aprobación y periodo abierto.
- Ajuste único relacionado al conteo.
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