Documento funcional público
Ficha Técnica del sistema SOATI E-Factura® Módulo: Consolidación y contraloría
Consulta grupos, mapeos, eliminaciones, consolidación, recertificación de accesos, recuperación y expediente de cierre por periodo.
Detalle profundo del módulo
Consolidación y contraloría agrupa empresas, homologa cuentas, prepara cifras, documenta ajustes y conserva un expediente verificable del cierre del grupo.
Describe la experiencia del usuario final, la información que captura o selecciona, las acciones disponibles, los pasos que ejecuta SOATI E-Factura® y el resultado operativo de cada función. No expone credenciales, infraestructura, tablas, rutas internas ni detalles de implementación.
Funciones, entradas, acciones y resultados
Cada bloque sigue el orden real de trabajo: qué necesita el usuario, qué puede hacer, cómo responde el sistema y qué obtiene al terminar.
Configurar grupos y empresas
Define qué razones sociales forman parte del grupo y cómo participan.
Información que registra o selecciona el usuario
- Nombre y clave del grupo.
- Empresa controladora.
- Empresas integrantes.
- Porcentaje o condición de participación cuando está habilitado.
- Moneda y reglas del grupo.
Acciones disponibles para el usuario
- Crear grupo.
- Agregar o retirar empresas.
- Activar configuración.
- Consultar historial.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Valida que cada empresa esté disponible.
- Relaciona integrantes con el grupo.
- Conserva la vigencia de la estructura.
Resultado para la operación
- Grupo consolidable.
- Empresas y controladora identificadas.
- Configuración reutilizable por periodo.
Mapear cuentas
Homologa catálogos distintos hacia una estructura común.
Información que registra o selecciona el usuario
- Cuenta de empresa.
- Cuenta consolidada.
- Naturaleza y tratamiento.
- Vigencia y observación.
Acciones disponibles para el usuario
- Agregar mapeo.
- Editar correspondencia.
- Revisar cuentas sin mapear.
- Validar cobertura.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Relaciona cada cuenta local con la consolidada.
- Detecta faltantes o ambigüedades.
- Conserva el origen por empresa.
Resultado para la operación
- Mapa de homologación.
- Excepciones identificadas.
- Trazabilidad desde cifra consolidada a cuenta local.
Consolidar el periodo
Prepara y combina la información contable de las empresas para un periodo.
Información que registra o selecciona el usuario
- Grupo.
- Periodo.
- Empresas incluidas.
- Versiones de balanza.
- Tipos de cambio cuando aplican.
- Ajustes y eliminaciones.
Acciones disponibles para el usuario
- Preparar datos.
- Validar empresas.
- Registrar ajustes o eliminaciones.
- Calcular consolidado.
- Enviar a revisión y aprobar.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Congela la fuente del periodo.
- Convierte y mapea cifras.
- Aplica ajustes y eliminaciones autorizados.
- Calcula el consolidado y sus diferencias.
- Versiona el resultado.
Resultado para la operación
- Consolidado por cuenta.
- Detalle por empresa.
- Ajustes y eliminaciones documentados.
- Versión aprobable.
Expediente de cierre
Reúne evidencia de las tareas y resultados que respaldan un cierre.
Información que registra o selecciona el usuario
- Empresa o grupo.
- Periodo.
- Tipo de evidencia.
- Descripción, responsable y referencia.
- Estado de revisión.
Acciones disponibles para el usuario
- Agregar evidencia.
- Relacionar documentos o resultados.
- Marcar revisión.
- Consultar expediente.
- Cerrar versión.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Ordena elementos por periodo y categoría.
- Mantiene relación con sus fuentes.
- Registra responsable, fecha y estado.
Resultado para la operación
- Expediente auditable.
- Evidencia localizable.
- Pendientes visibles antes del cierre.
Recertificar accesos y probar la recuperación
Documenta revisiones periódicas de acceso y ejercicios de recuperación para proteger la continuidad y el expediente del grupo.
Información que registra o selecciona el usuario
- Grupo, empresas y periodo.
- Usuarios, funciones y responsabilidades.
- Acceso vigente y decisión de recertificación.
- Escenario de recuperación.
- Responsables, fecha, resultado y evidencia.
- Hallazgos y acciones correctivas.
Acciones disponibles para el usuario
- Preparar la revisión de accesos.
- Confirmar, ajustar o retirar autorizaciones.
- Programar una prueba de recuperación.
- Registrar evidencia y resultado.
- Asignar acciones.
- Cerrar la revisión con aprobación.
Pasos que ejecuta SOATI E-Factura®
- Compara accesos contra responsabilidades vigentes.
- Mantiene quién revisó y aprobó cada decisión.
- Conserva el alcance y resultado de la prueba.
- Da seguimiento a hallazgos sin alterar la información contable consolidada.
Resultado para la operación
- Matriz de accesos recertificada.
- Prueba de recuperación documentada.
- Hallazgos con responsable y seguimiento.
- Evidencia para contraloría y auditoría.
Flujo de uso desde la perspectiva del usuario
Esta secuencia resume cómo se utiliza el módulo dentro de una operación cotidiana, desde la preparación de datos hasta la consulta del resultado.
- Definir grupoSe eligen controladora e integrantes.
- Homologar cuentasSe mapean catálogos locales a la estructura común.
- Preparar periodoSe validan balanzas, monedas y cobertura.
- Ajustar y consolidarSe aplican eliminaciones y se calcula una versión.
- Revisar y archivarSe aprueba el resultado y se integra evidencia al expediente.
Datos, integraciones y controles
El módulo no trabaja aislado. La siguiente información explica qué datos conserva, con qué otras funciones se relaciona y qué controles acompañan el flujo.
Datos que maneja
- Grupos y empresas.
- Mapeo de cuentas.
- Periodos y balanzas fuente.
- Monedas y conversiones.
- Ajustes y eliminaciones.
- Resultados consolidados.
- Evidencias, responsables y estados.
- Usuarios, funciones y recertificaciones.
- Pruebas de recuperación, resultados y hallazgos.
Integraciones entre módulos
- Catálogos y balanzas.
- Estados financieros.
- Planeación.
- Cierre contable.
- Notas financieras.
- Expediente y auditoría.
- Configuración y permisos.
- Continuidad operativa.
Controles operativos
- Fuente congelada por versión.
- Cobertura de mapeo.
- Ajustes autorizados y trazables.
- Aprobación por roles.
- Expediente por periodo.
- Recertificación periódica de accesos.
- Pruebas de recuperación con evidencia y seguimiento.
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